무료 체험판의 보고서와 대시보드

시스템에 데이터를 입력하는 목적은 기록이라는 것도 있지만 또 다른 중요한 목적은 분석을 위한 것이다. 리드 즉, 가망고객을 관리하는 부분을 생각해보면 가망고객의 유입경로는 홈페이지의 회원가입, 웹사이트의 배너 광고, 컨퍼런스, 세미나, 아웃바운드 콜이나 인바운드콜 또는 추천등의 다양한 마케팅 채널을 통해 수집 될 수 있다. 이러한 데이터가 누적 되었을때 그 데이터들을 분석해보면 어떤 유입 경로를 통해 수집된 고객이 가장 변환 비율이 높은 지 파악할 수 있고, 향후 어떤 채널에 마케팅을 집중해야 하는지 의사결정을 위한 근거 자료로 사용할 수 있다.

 

영업 기회들을 단계별로 집계해보면 지금 영업 사원들이 집중해야 하는 것이 계약을 마무리 하는 것인지 아니면 초기 단계에 있는 기회들을 다음 단계로 이동시키는 것인지에 따라 영업 관리자는 영업 전략을 수립할 수 있을 것이다. 이외에도 축적된 데이터는 의사결정이나 전략 수립을 위한 중요한 자산이 된다.

 

세일즈포스도 이러한 목적으로 보고서와 대시보드 기능을 제공한다. 물론 전문적인 분석을 위한 BI 시스템으로 사용하기에는 충분하지 않지만 직관적인 데이터의 분석 기능으로 활용이 가능한 기능이다. 전문적인 분석을 위해서 세일즈포스는 태블로(Tableua)라는 시스템을 유상으로 제공하고 있다. 그렇다면 우리가 생성한 무료 체험판에 있는 보고서와 대시보드 기능을 간단히 살펴보자.

 

◈ 보고서

세일즈포스에 로그인 한 후 홈 화면에서 상단의 ‘보고서’ 탭을 눌러 보고서 목록화면으로 이동할 수 있다 (위 1번 그림). 맨처음 보고서 화면을 열면 좌측 사이드바의 목록들 중 ‘최근’ 목록을 보여 준다 (위 2번 그림). 즉, 이전에 사용한 적이 없다면 비어 있거나 기본 샘플 보고서 몇개만 우측 목록에 보일 것이다. 하지만 세일즈포스는 처음 사용하는 사용자들에게 다양한 보고서 형태를 보여 주기 위한 목적으로 무료 체험판에서도 많은 보고서를 포함하고 있다. 

 

좌측 사이드바의 보고서 목록 중에서 ‘모든 보고서’를 선택하면 (위 3번 그림) 현재 Org 에서 내가 볼 권한을 가진 모든 보고서를 표시해준다. 무료 체험판을 생성할 때 만든 사용자는 시스템 관리자 권한을 가지게 되므로 모든 보고서가 표시될 것이다. 기본적으로 세일즈포스 인터페이스는 18개국 언어로 지원되지만 데이터는 입력한 그대로 보여지기 때문에 비록 사용자 인터페이스가 한국어로 보이지만 우측 목록에서 보고서의 이름은 원래 만들어진 영어로 타이틀이 보일 것이다.

 

보고서 화면에서 우측 상단의 검색/필터란에 ‘Open Oppties This Q’ 라고 입력하면 많은 보고서의 제목 중에서 입력된 내용을 포함하는 보고서들만 필터링하여 보여 주는데, 그 중에서 우리가 입력한 내용과 일치하는 보고서 이름을 클릭하면 상세 보고서가 표시된다. 표시된 보고서는 등록된 모든 영업 기회를 계정별로 그룹화 하여 금액과 단계 및 마감일자등의 주요 정보를 보여 주는 보고서다. 만일 유사한 보고서가 필요하다면 이 보고서를 다른 이름으로 저장하고 변경하여 사용할 수 있는데, 대부분의 사용자들이 이러한 방법을 사용하고 있다. 또한 이러한 형태의 보고서는 영업팀의 미팅시 사용할 수 있는 유용한 보고서 중의 한가지이다.

 

다만, 이번 글에서는 전체적으로 개요를 설명하기 위한 목적인지라 세부적인 설명은 생략한다. 하지만 무료 체험판의 데이터는 샘플 데이터이므로 관심이 있다면 화면상에 표시된 이것 저것을 눌러봐도 된다.

 

◈ 대시보드

대시보드라는 용어는 원래 자동차 운전석의 계기판을 이르는 말이다. 자동차의 대시보드, 즉 계기판은 운전자에게 현재 속도가 얼마인지, 연료는 얼마나 남았는지, 엔진의 온도는 어떠한지 등의 자동차의 각종 상태를 모아 한 눈에 알 수 있게 해주는 역할을 한다.

 

시스템상의 대시보드도 이와 유사하다. 시스템 상의 데이터를 분석하여 한 눈에 볼 수 있도록 제공하는 기능이다. 사실 대시보드는 보고서를 기반으로 작성된다. 대시보드의 ‘위젯’이라 불리는 챠트는 1개의 보고서와 연결되어 있다. 다시 말하면, 대시보드를 만들고자 한다면 먼저 보고서를 작성해야 한다. 단, 1개의 보고서를 여러개의 위젯에 연결할 수 있다.

 

대시보드는 보고서를 사용하는 방법과 유사하다. 홈 화면에서 ‘대시보드’ 탭을 클릭하면(위 1번 그림) 대시보드 목록 윈도우가 표시된다 (위 2번 그림). 보고서와 마찬가지로 대시보드 화면에는 ‘최근’ 목록이 표시되는데 처음 대시보드 목록을 억세스하면 아무것도 없거나 대시보드가 몇개만 표시된다. 이때, 우측 사이드바의 목록들 중에서 ‘모든 대시보드’를 클릭하면 세일즈포스가 샘플로 제공하는 모든 대시보드가 표시된다 (위 3번 그림).

 

표시된 목록의 우측 상단에 있는 검색/필터란에 ‘Sales Manager Dashboard’ 를 입력하면 (위 1번 그림) 해당 대시보드가 목록에 표시되는데, 표시된 대시보드를 클릭하면 선택한 대시보드가 표시된다 (위 2번 그림). 대시보드 각 항목이 보고서와 연결되므로, 표시된 ‘위젯’ 의 하단에 표시된 ‘보고서 보기 ([보고서 이름])’ 링크를 우클릭하여 새로운 탭에 열기로 열면 해당 위젯 챠트의 소스가 되는 보고서가 표시 된다. 간혹 대시보드를 열었는데 데이터가 보이지 않거나 업데이트가 되지 않았을 때는 우측 상단에 있는 ‘새로 고침’ 버튼을 누르면 업데이트 된다. 화면 좌측 상단의 대시보드 이름 하단을 보면 현재 표시된 대시보드가 언제 실행된 대시보드인지 현재 누구의 권한으로 보고 있는지에 대한 정보를 보여 준다.

 

마우스 커서를 대시보드에 표시된 위젯의 챠트 위에 올리면 커서가 위치한 항목의 값을 보여 준다. 그 외에도 다양한 기능을 가지고 있는데, 별도로 대시보드를 심도있게 설명하는 글을 나중에 포스팅 할 예정이다.

 

◈ 맺음말

보고서와 대시보드는 홈 화면이나 레코드 상세 화면에 표시할 수 있다. 하지만 무료 체험판 Org 의 홈 화면에는 대시보드 기능과는 다른 대시보드를 표시하고 있는데, 아래와 같은 형태의 대시보드는 ‘태블로(Tableua)’ 와 같은 앱을 사용하여 만들수 있다.

 

보고서와 대시보드는 구독 기능을 사용하여 이메일로 본인 또는 대상자에게 이메일로 보낼 수도 있고, 세일즈포스의 다양한 앱이나 AppStore 에서 제공하는 앱을 통해 비지니스 목적에 맞게 다양하게 확장할 수 있다. 보고서와 대시보드를 수정하거나 새로 만드는 방법에 대해서는 이후에 알아보기로 하자.

 

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