세일즈포스 200% 활용 - (1) 보고서 만들기

세일즈포스 보고서 기능은 일반적으로 언급되는 ‘분석 시스템(Anlytics)’ 이나 ‘비지니스 인텔리전스 (BI: Business Intelligence)’ 시스템 수준은 아니지만 데이터를 분석하는 도구라는 관점에서 일반 사용자들이 세일즈포스의 데이터를 이용하여 마이크로소프트 엑셀 수준의 보고서를 만들수 있을 뿐만 아니라 시각화나 자동화를 쉽게 할 수 있다는 강력한 장점을 가지고 있다. 즉, IT 부서의 도움을 받지 않고 자신이 원하는 보고서를 손쉽게 만들수 있으며, 간단하게 챠트를 추가할 수 있을 뿐만 아니라 원하는 시간에 나를 포함한 원하는 사용자에게 전달될 수 있도록 자동화 할 수 있다.

 

‘보고서’ 라는 기능은 크게 아래와 같이 2가지 형태로 볼 수 있다;

 

1. 설정한 조건에 부합되는 데이터를 추출하여 원하는 형식으로 표시하고 그 결과를 저장하는 방식.
2. 설정에 조건에 부합되는 데이터를 추출하는 조건을 저장하여 실행할 때마다 그에 부합하는 결과를 표시하는 방식

 

위에서 언급한 1번 방식의 보고서는 결과 데이터를 저장하는 방식이므로 항상 일정한 결과를 저장해놓고 볼 수 있다. 즉, 3월 28일자로 매출의 합계를 추출한 후, 그 이후에도 항상 해당 보고서를 열면 3월 28일자의 매출 합계를 볼 수 있게 된다. 따라서 정적인 보고서가 만들어 지며, 그 결과를 저장해야 하므로 저장공간이 필요하다. 반면에, 2번 방식의 보고서는 데이터가 아닌 조건을 저장하므로 실행하는 그 순간의 데이터를 추출하여 표시해주므로, 언제 실행하던지 실행되는 순간의 실시간 데이터를 보여준다. 일반적으로 기업은 위의 2가지 방식의 보고서를 필요로 한다. 히스토리를 보기 위해서는 1번 방식의 보고서가 필요하고, 실시간 보고서를 위해서는 2번 방식의 보고서가 필요하다.

 

세일즈포스는 기본적으로 위의 2가지 방식중에서 2번 방식, 즉 실시간 보고서를 제공하며 보고서는 그 결과를 저장하는 것이 아닌 보고서를 만들기 위해 필요한 데이터에 대한 조건, 그리고 추출된 데이터를 어떻게 표시할 것인지에 대한 형식만을 가지고 있게 된다. 다시 말해, 세일즈포스가 제공하는 기본적인 보고서는 모두 실시간 보고서다.

 

 

◈ 보고서 작성을 위해 필요한 것

세일즈포스의 보고서는 아래와 같은 순서로 만들게 된다.

 

❶ 보고서 유형 : 단일 개체 또는 여러개의 개체에 대하여, 개체들의 관계에 따라 가져올 필드들을 정의한 것. 표준 보고서 유형은 개체를 만들때 자동으로 생성되며, 사용자 정의 보고서 유형은 아래와 같은 3단계를 거쳐 정의하게 된다.

 

❷ 데이터 필터 셋팅 : ‘보고서 유형’ 에서 선택된 개체의 레코드들 중 원하는 레코드를 가져오는 조건을 설정한다.

 

❸ 레이아웃 설정 : 앞 단계에서 선택된 레코드들 및 필드을 어떻게 배치할 지 설정하는 단계. 레코드를 리스트 형태로 나열하거나, 행 수준에서 그룹화 또는 행과 열을 그룹화 하는 방법으로 표시할 수 있다.

 

개발자 에디션 Org 에 포함된 데이터를 이용하여 ‘영업 기회 보고서’ 를 만드는 예제를 통하여 각 단계에 대하여 세부적으로 알아보기로 하자.

 

모든 시스템의 개발과 마찬가지로 사용자 정의 보고서를 만드는 과정도 사용자의 요구사항으로부터 출발한다. 아래와 같이 사용자의 요구 사항이 있다고 가정해보자.

 

• 사용자 요구 사항 : 고객사별로 단계별 및 월별 예상 매출액을 표 및 그래프로 표시 

◈ 보고서 만들기 : 1단계 - 보고서 유형 선택

보고서를 만들기 위한 첫 단계는 ‘보고서 유형’을 선택하는 것이다. 다시 말하면, 만들고자 하는 보고서가 어떤 개체, 데이터를 보여 주는 것인가를 결정하는 단계이다. 아래 그림을 참고하여 새로운 보고서를 만들면, 첫단계에서 유형을 선택하게 된다.

 

 

보고서 유형을 선택하는 화면은 아래와 같다.

 

 

❶ 범주 (Category) :  보고서 유형의 ‘범주’를 선택한다. 만들고자 하는 목적에 따라 ‘영업 기회’ 를 선택한다.

❷ 보고서 유형 선택 :  위에서 선택된 범주로 정의된 보고서 유형이 표시되는데 범주와 마찬가지로 ‘영업 기회’ 를 선택한다.

❸ 세부 사항 : 좌측에서 선택된 보고서 유형의 세부 사항, 즉 포함된 개체와 필드를 확인할 수 있다.

선택을 마쳤으면 위 그림 3 영역에서 ‘보고서 시작’ 버튼을 클릭한다.

 

◈ 보고서 만들기 : 2단계 - 데이터 필터 셋팅

위 단계에서 ‘보고서 시작’ 버튼을 누르면 ‘보고서 빌더’ 화면이 표시되는데, 기본적으로 표시되는 화면은 ‘레이아웃’ 을 설정하는 화면이다. 아래 그림을 참고하여 필터를 설정하는 화면으로 이동한다.

 

 

표시되는 필터 화면은 아래와 같은 화면이 표시된다.

 

위 그림 ❶ 번 영역에 정의된 필터가 표시되는데, ‘영업 기회’ 와 같은 표준 개체의 경우 기본적으로 정의된 필터들이 있으며, 사용자 정의 개체의 경우도 소유권 및 날짜에 대한 기본 필터가 정의되어 있다. 필터 영역에서 정의된 필터의 결과로 추출된 레코드들의 ‘샘플’이 우측 ❷ 번 영역에 표시되는데, ❸ 번에 표시된 ‘미리 보기 자동 업데이트’ 를 켜두면 필터를 변경할 때마다 ❷ 번 영역에 표시된 레코드들이 변경되므로 편리하다.

 

 

아래 그림을 참고하여, 순서대로 클릭하면서 ‘마감 일자’ 필드의 필터를 ‘모든 시간’ 으로 변경해보자.

 

‘마감 일자’ 필드의 조건을 ‘모든 시간’ 으로 설정하는 의미는, 영업 기회의 모든 레코들을 대상으로 한다는 것이므로 다른 필터들과 결합하여 영업기회의 모든 레코드들을 표시하게 된다.

 

◈ 보고서 만들기 : 3단계 - 레이아웃 설정

아래 그림처럼 3단계 ‘레이아웃’ 을 설정하는 화면으로 이동한다.

 

 

표시된 레이아웃 설정 화면은 아래와 같이 구성된다.

 

 

❶ 보고서 유형 필드 :  보고서 유형에 포함된, 보고서에서 사용할 수 있는 모든 필드를 보여 주는 영역. 즉, 폴더 아이콘으로 표시되는 개체와 해당 개체별로 포함된 필드들이 나열되어 있다. 이 영역의 필드를 드래깅하여 ❸ 번 영역으로 옮기면 보고서의  미리보기 영역, ❹ 번 영역에 표시된다. 필드명 좌측의 아이콘으로 필드의 유형을 알 수 있는데 아래 그림을 참고하여 선택하면 된다.

❷ 그룹 :  레코드를 어떤 필드값으로 그룹화 할 것인지 정의 하는 영역이다. 일단 ‘행’ 그룹을 지정하면 ‘열’ 그룹 지정할 수 있는 부분이 표시된다. ‘행’ 그룹은 최대 3단계까지 지정할 수 있으며, ‘열’ 그룹을 지정하면 ‘행’ 그룹 2단계, ‘열’ 그룹 각각 2단계까지 지정할 수 있다.

❸ 보고서 필드 : ❸ 번 영역은 ❶ 번 영역에서 드래깅되어 선택되거나, 영역 상단의 ‘검색’ 기능을 이용하여 선택된 필드들이 표시된다. 표시된 필드는 위에서 아래 방향으로 순서대로 ❹ 번의 미리보기 영역에서 좌에서 우측 방향으로 표시된다.

❹ 미리보기 영역 : 미리보기 영역은 필터에 의해 도출된 레코드들에 대하여 ❸ 번 영역에서 선택된 필드들이 표시되며, 보고서 실행시 표시되는 레이아웃을 샘플 레코드를 이용하여 보여 준다. 단, 엑셀의 피봇 테이블과 같은 ‘행’ 그룹과 ‘열’ 그룹이 동시에 지정되면, 지정한 숫자 필드의 ‘합계’, ‘평균’, ‘최대’ 또는 ‘최소’ 값을 표시해준다. 숫자 필드가 지정되지 않으면 레코드 행수, 즉 레코드의 건수가 표시된다.

 

위에서 제시한 요구 사항을 반영하기 위하여 아래 그림을 참고하여 보고서의 레이아웃을 마무리 한다.

 

선택 필드 영역중에서 아래의 2개 필드만을 제외하고 나머지는 필드명 우측의 ‘X’ 를 클릭하여 제외한다.

• 영업 기회 이름
• 금액

 

아래 그림을 참고하여, 그래프/챠트를 추가한다. 챠트에 대한 설명은 대시보드를 설명할 때 자세히 설명할 예정임을 참고하시기 바란다.

 

 

◈ 보고서의 저장과 실행

제시된 요구 사항대로 보고서를 만들어 보았다. 이제 만들어진 보고서를 아래 그림을 참고하여 저장하고, 실행해보자.

 

 

일반적으로 애플리케이션의 보고서는 운영자/관리자에게 요구 사항을 전달하고 만들어 달라고 하는 것이 일반적이다. 그러나 위에서 살펴본 바와 같이 세일즈포스 사용자들은 간단한 방법만 익히면 전문가의 도움 없이도 보고서를 만들수 있다.

 

보고서의 목적은 사실 만드는 것에 있는 것이 아니라, 잘 사용하는 것이 더 중요한 목적이다. 다음 글에서, 만든 보고서를 잘 사용하는 방법에 대해서 알아보기로 하자.